Jede Rechnung. Jeder Zollbeleg. Jede Reklamation. An einem Ort. Automatisch.
ShippingDocs holt Ihre Fracht- und Zollrechnungen samt Belegen bei FedEx, DHL und UPS ab, erkennt fehlende Dokumente, ordnet E-Mails per KI zu und treibt Reklamationen bis zur Gutschrift – revisionssicher, mandantenfähig, in sechs Sprachen.
Gebaut für Logistik-, Zoll- und Frachtkostenteams in DACH und Benelux
- 100 %
- der Belege automatisch abgerufen
- −80 %
- weniger manuelle Nacharbeit im Belegmanagement
- 3+
- Carrier in einer einzigen Oberfläche
- 22
- Fachmodule – einzeln freischaltbar und abrechenbar
Belegmanagement frisst Ihre Marge – Tag für Tag
Portale, Postfächer, Netzlaufwerke, Excel-Listen: Wer Zollbelege manuell sammelt, verliert Zeit, Vorsteuer und Reklamationsfristen. Wir drehen das um.
- Wöchentliches Herunterladen aus FBO, MyDHL und dem UPS Billing Center
- Fehlende Zollbelege fallen erst bei der Betriebsprüfung auf
- Reklamationen versanden im Postfach einzelner Mitarbeiter
- Excel-Listen als einzige Wahrheit – ohne Historie, ohne Audit
- Fristen für Ausfuhrnachweise und Bewilligungen laufen unbemerkt ab
- Regelbasierte Abrufe rund um die Uhr, inklusive Wiederholung und Backoff
- Vollständigkeits-Ampel je Rechnung und Sendung – sofort sichtbar
- Reklamationen als Vorgang mit Positionen, Fristen und Mailverlauf
- Jede Änderung protokolliert: Person, Uhrzeit, alter und neuer Status
- Fristenmonitor mit Erinnerungen für Belege, Bewilligungen und Claims
In vier Schritten von Portal-Chaos zu Belegdisziplin
- 01Konten hinterlegen
Carrier-Kundennummern für FedEx, DHL und UPS anlegen – inklusive Carrier-Besonderheiten wie EORI, EKP oder Account-Country.
- 02Regeln definieren
Intervall, Zeitraum, Dokumentarten und maximale Versuche festlegen. Der Hintergrund-Worker übernimmt ab hier.
- 03Im Hub arbeiten
Rechnungen, Sendungen und Dokumente durchsuchen, verknüpft öffnen, PDF im Browser prüfen und Status setzen.
- 04Geld zurückholen
Abweichungen beanstanden, Reklamation an den Carrier senden, Gutschrift nachhalten und Zahlung abgleichen.
Alles, was Ihre Frachtkostenabteilung braucht
Pro Rechnung sichtbar, wie viele Zollbelege vorliegen: verfügbar, Zoll, komplett.
Regelbasierte Abholung im Hintergrund, inklusive Wiederholungen und Backoff.
Strikte Trennung je Tenant, feine Rollen und lückenloses Audit-Log.
Warnung, bevor eine Rechnung ohne vollständige Belege fällig wird.
E-Mail, SFTP, Webhook oder DMS – Dokumente landen in Ihrem System.
Jede Datei versioniert, jede Aktion protokolliert, jederzeit exportierbar.
Eine Ansicht, die alles verbindet
Öffnen Sie eine Rechnung und sehen Sie jede zugehörige Sendung. Öffnen Sie eine Sendung und springen Sie in das verlinkte PDF – das gleichzeitig zu zwanzig anderen Sendungen gehören kann. Suche, Filter, Datumsbereiche, Carrier, Status, Massendownload und Export inklusive.
- Tabs für Rechnungen, Sendungen und Dokumente mit gemeinsamer Suche
- PDF-Vorschau direkt im Browser statt Download-Ordner-Roulette
- Verknüpfte Datensätze: ein Dokument, viele Sendungen, ein Klick
- Massendownload als ZIP und CSV-/Excel-Export jeder Trefferliste
- Kommentare mit Name, E-Mail, Datum und Uhrzeit an jedem Objekt
- Frei setzbare Workflow-Status vom FBO-Eingang bis zur abgeschlossenen Reklamation
Vom fehlenden Beleg bis zur Gutschrift
Reklamationen entstehen automatisch aus fehlenden Belegen oder per CSV-Import aus Ihren eigenen Daten. Positionen werden einzeln beanstandet, der E-Mail-Verlauf mit dem Carrier dokumentiert und Gutschriften gegengerechnet.
- Statusübersicht: offen, in Bearbeitung, gesendet, abgeschlossen
- Einzelpositionen mit Betrag, Grund und Gutschrift
- CSV-Upload zum Abgleich mit Ihren Kundendaten
- Kompletter Kommunikationsverlauf je Fall
- Intervall, maximale Versuche und Backoff pro Konto
- Automatische Reklamation bei dauerhaft fehlenden Belegen
- Sofortige Auslieferung an E-Mail, SFTP, Webhook oder DMS
- Jobs jederzeit manuell nachstoßen
Der Worker arbeitet, während Sie schlafen
Abrufregeln je Carrier-Konto steuern Intervall, Versuche und Sonderfälle wie die Schweiz. Fehlgeschlagene Abrufe werden erneut geplant, Erfolge sofort ausgeliefert.
Ihr Postfach wird zur Datenquelle
Importieren Sie tausende E-Mails im Batch oder binden Sie Outlook und weitere Anbieter direkt an. Die KI liest Betreff, Text und Anhänge und ordnet jede Nachricht der richtigen Rechnung, Sendung oder Reklamation zu – inklusive Anhang als Beleg.
Batch-Import ganzer Postfächer und Archive
Automatische Zuordnung zu Rechnung, Sendung und Claim
Anhänge werden als Dokumente übernommen und versioniert
Antworten an den Carrier direkt aus dem Vorgang heraus
Eine komplette Zollsuite – nicht nur ein Dokumentenordner
Belegmanagement, Tarifierung, Präferenzkalkulation, Sanktionsprüfung, Exportkontrolle, Zolllager und Intrastat greifen ineinander. Alles mit Ampel-Logik, Fristen und revisionssicherer Ablage.
22 Fachmodule. Sie zahlen nur, was Sie einschalten.
Jedes Modul lässt sich pro Mandant aktivieren, limitieren und einzeln bepreisen – vom kleinen Versender bis zum Konzern mit eigener Zollabteilung.
Zentrale Ansicht mit Suche, Filtern, PDF-Vorschau, Massendownload und Export.
Zollbelege abrufen, prüfen, referenzieren und revisionssicher ablegen.
Eigene Portalzugänge (Passar, ATLAS, NCTS, e-Zoll, CDS) je Tenant.
Reklamationen erfassen, Positionen beanstanden und Carrier-Kommunikation führen.
Regelbasierte Erstellung und Versand von Reklamationen.
E-Mails importieren und automatisch Sendungen, Rechnungen und Claims zuordnen.
Geschäftspartner gegen EU-, SECO-, OFAC-, UN- und UK-Listen prüfen.
Artikelstamm mit Tarifnummern, Ursprung und Präferenz inkl. Positionsprüfung.
Abgaben je Monat, Land und Tarifnummer, MWST-Abstimmung, Exportnachweis-Quote.
Ausfuhr-Zollanmeldungen vorbereiten und über den Worker übermitteln.
Datenübernahme aus ERP-Systemen und Rücklieferung der Belege.
Langzeit- und Einzel-Lieferantenerklärungen verwalten, anfordern, überwachen und Präferenzursprung kalkulieren.
Aufbewahrungsfristen je Jahrgang überwachen und Prüf-Export für Behörden erzeugen.
Zoll, Zusatzabgaben und Einfuhrumsatzsteuer je Tarifnummer und Ursprungsland berechnen.
AEO, Zolllager, Veredelung und Zahlungsaufschub mit Ablauf-Erinnerungen.
Ein- und Auslagerungen buchen und das Bestandsjournal führen.
Versendungen und Eingänge verdichten und als Meldedatei exportieren.
Güterlisten- und Embargo-Prüfung inklusive revisionssicherer Dokumentation.
Carrier-Rechnungen gegen Zahlungen und Gutschriften abgleichen.
Signierte Ereignisse an ERP- und Drittsysteme senden.
Auftragsqueue, Fehlerdiagnose und Heartbeat des Abruf-Workers.
Gelöschte Datensätze aufbewahren und wiederherstellen.
Passt sich Ihrer Landschaft an – nicht umgekehrt
FedEx (FBO), DHL, UPS – weitere auf Anfrage
Passar, ATLAS, NCTS, e-Zoll, CDS
Outlook, IMAP-Import, Versand über Resend
REST-API, signierte Webhooks, SFTP, DMS-Ablage
Gebaut für Betriebsprüfung, Datenschutz und Konzern-IT
Kein Datensatz verlässt seinen Mandanten – technisch erzwungen, nicht nur in der Oberfläche.
Wer hat wann was geändert – inklusive alter und neuer Werte, exportierbar.
Keine Selbstregistrierung. Zugänge werden eingeladen und feingranular berechtigt.
Aufbewahrungsfristen je Jahrgang, Papierkorb mit Wiederherstellung, Prüf-Export.
Datenexport, Löschkonzept und automatische Bereinigung nach Ihren Regeln.
Verschlüsselte Ablage, getrennte Umgebungen, Zugriffe protokolliert.
Was das konkret bringt
- 12
- Stunden pro Woche, die Ihr Team nicht mehr mit Portalen verbringt
- 3–7 %
- typische Rückholquote aus fehlerhaften Carrier-Rechnungen
- < 1
- Tage bis zur produktiven Nutzung
- 6
- Sprachen für internationale Teams
Pakete, die mitwachsen
Starten Sie klein und schalten Sie Module frei, wenn Sie sie brauchen. Abrechnung pauschal, pro Reklamation, pro Dokument oder pro automatischem Abruf – kombinierbar.
Hub, Zollbelege, Reklamationen und Papierkorb für den schnellen Einstieg.
Zusätzlich Portalanbindung, KI-E-Mail-Zuordnung, Automatisierung und Reporting.
Alle 22 Module inklusive Compliance-Suite, API, Webhooks und Zolllager.
Abrechnungsmodelle
Häufige Fragen
Holen Sie sich die Kontrolle über Ihre Belege zurück
Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten an Ihren eigenen Daten, wie viel Zeit und Geld in Ihrem Belegprozess steckt.
Wir melden uns persönlich bei Ihnen und stimmen einen Termin ab.